Wie wir unsere Prozesse mit Scrum im kleinen Team organisieren

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Scrum im kleinen Team, um Prozesse effektiv zu organisieren und Projekte umzusetzen? Wozu brauche ich so etwas? Und was ist Scrum überhaupt?

Nun, bei Scrum handelt es sich um eine agile Methode, um komplexere Projekte effektiv und flexibel zu bewerkstelligen und zwar so, dass der vorgegebene Zeitrahmen immer eingehalten wird. Ursprünglich stammt dieser Ansatz aus der Softwareentwicklung.

Bei Scrum liegt das Prinzip „teile und herrsche“ zu Grunde. Vielschichtige und langfristige Projekte werden in mehrere Teilprojekte gegliedert. Je nach Umfang können diese Teilprojekte wiederum in weitere Teilprojekte oder Aufgaben unterteilt werden. Bei diesem Prozess kristallisieren sich gleichzeitig essenzielle Aufgaben heraus, die gemäß den gewünschten Anforderungen priorisiert werden. Scrum ist also eine tolle Methode, Aufgaben in einem Projekt zu organisieren. Beim Scrum-Ansatz soll der vorgegeben Zeitrahmen immer eingehalten werden. Deshalb zeichnet sich Scrum dadurch aus, dass im Fall eines Zeitverzugs die Anforderungen auf die Grundfunktionalität reduziert wird. Scrum verfolgt dabei den Ansatz den auslieferbaren Prototyp eines Projekts schrittweise zu verbessern. Doch Scrum ist für ein kleines Team leider nicht allzu praktikabel. Deshalb und um unserem Lean-Canvas-Ansatz treu zu bleiben, möchten wir Ihnen heute folgende Version von Scrum vorstellen:

Die „Scrum-im-kleinen-Team-Version“

Nachfolgend werden nun die einzelnen Schritte in Scrum dargestellt. Jedoch wollen wir an dieser Stelle nicht allzu sehr in die Materie einsteigen und uns auf wesentliche Aspekte und Fachbegriffe beschränken. Der Scrum-Ansatz im kleinen Team sieht insgesamt sieben Schritte vor. Um Scrum in diesem Beitrag anschaulich darzustellen, möchte ich ein konkretes Beispiel heranziehen. Beispielaufgabe soll die inhaltliche Erstellung von Produktseiten unseres Online-Shops sein.

Die sieben Schritte von Scrum im kleinen Team

Scrum-Schritt 1: Probleme/Aufgaben/Wunschliste definieren
Damit ein Online-Shop Umsatz generiert, muss der Besucher die Information erhalten, die er sucht. Er muss diese Information schnell erhalten und es muss sofort ersichtlich sein, dass der Besucher dieses Produkt jetzt kaufen muss. Folgende Aspekte spielen eine tragende Rolle: Unter welchen Umständen kommt der Besucher gerade auf unseren Shop (ist er zuhause, sitzt er in der U-Bahn auf dem Weg zur Arbeit), über welchen Kanal kommt er auf den Shop, hat der Besucher bereits ein klares Kaufinteresse oder will er sich nur über das Produkt informieren.

Auf unsere Wunschliste für eine Produktseite kommen die Grundelemente, da wir ja so schnell wie möglich mit dem Shop live gehen wollen. Im Nachgang soll die Seite dann feinjustiert werden.
Produktseite für Hosenträger soll enthalten:

  1. Logo
  2. Produktüberschrift
  3. Produktbild
  4. Produktüberschrift
  5. Produktbeschreibung
  6. USPs
  7. Call-To-Action
  8. Reason Why
  9. Testimonials
  10. Trust-Elemente

Schritt 2: Sprint Planung Lösung erarbeiten bzw. Anforderungen definieren
Die Anforderungen bzw. die Wunschliste ist nun erstellt. Nun gilt es deren zeitlichen Aufwand zur Umsetzung abzuschätzen. So wird automatisch aus jedem oben aufgelisteten Punkt ein neues Teilprojekt, welches man auch als „Sprint“ bezeichnet. Ein Sprint ist ein Teilprojekt mit dem Ziel das Teilprojekt in einen auslieferbaren Zustand zu bringen. Ein Sprint ist vom Aufwand so definiert, dass er in mindestens zwei Arbeitstagen und maximal in 30 Arbeitstagen abgeschlossen ist. Zum Beispiel kann der Sprint „Produktbeschreibung“ folgende Teilaufgaben enthalten, die innerhalb von 30 Tagen abgeschlossen sein müssen:

  1. Welches Material wurde verwendet?
  2. Wie ist das Produkt verarbeitet?
  3. Welche weiteren Aspekte in Bezug auf das Produkt interessieren den Besucher?
  4. Welche Informationen benötigt der Besucher über das Produkt, damit er kauft?
  5. Wie soll der Text aufbereitet werden, damit auch Suchmaschinen es leicht haben die Seite entsprechend zu indexieren?
  6. Produkttext verfassen

Ansonsten soll dieser Prozess nicht genauer dargestellt werden.

Schritt 3: Erbringung der Sprints priorisieren.

  1. 1) Produktüberschrift
  2. 1) Produktbild bzw. Produktbilder
  3. 1) Produktbeschreibung
  4. 2) USPs
  5. 2) Call-To-Action
  6. 3) Reason Why
  7. 4) Trust-Elemente
  8. 5) Logo
  9. 6) Testimonials

Jeder dieser Punkte kann je nach zeitlichem Aufwand, wie oben bereits dargestellt, nochmals in separate Sprints untergliedert werden.

Schritt 4: Aufgaben den Mitgliedern des Teams zuordnen.
Schritt 5: Sprint abarbeiten
Schritt 6: Sprint Meetings, Stautsbericht, Controlling, „Burn-Down-Chart“
Jeden Tag trifft sich das Team zur Besprechung – den Sprint Meetings. Solch eine Besprechung sollte maximal 15 Minuten andauern. Jedes Mitglied berichtet welche Aufgaben sie am Vortag bearbeitet bzw. abgearbeitet hat, welche Aufgaben für den heutigen Tag geplant sind und ob es irgendwelche unvorhergesehenen Entwicklungen oder Hindernisse gibt. Die Projektleitung übernimmt die Moderation dieses Meetings und überwacht den Fortschritt des Projekts, um beurteilen zu können, ob der Zieltermin eingehalten werden kann. Sollte das Projekt in Verzug geraten überlegt der Projektmanager, in wie fern die Anforderungen weiter heruntergeschraubt werden können, damit das Projekt in einem auslieferbaren Zustand innerhalb der Terminvereinbarung fertiggestellt wird. Ebenso wird erarbeitet, welche weiteren Maßnahmen für die Einhaltung des Termins von Nöten sind. Der Status bzw. der Fortschritt des Projekts wird in einem so genannten „Burndown-Diagramm“ visualisiert.

Folgende Grafiken sollen den beschriebenen Prozess visualisieren:
scrum-prozess
Burndown-Diagramm

Schritt 7: Sprint Review: Vorführung Prototyp.
Am Ende des Sprints steht die Vorführung des Protoyps bzw. die Vorführung des verbesserten Prototyps.
Dieses Beispiel hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Tatsächlich ist es auch in der Praxis so, dass neue, im Vorfeld nicht bedachte Entwicklungen den Ablauf durcheinander bringen können, z.B. neues Produktfeature, neue rechtliche Entwicklungen und ähnliches mehr. In solch einem Fall müssen die Priorisierung der Aufgaben tatsächlich an die neue Situation angepasst werden.

Hier nochmals zusammengefasst ein kurzes Video, in dem der Prozess etwas detaillierter dargestellt wird.

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